Una dueña de una compañía de limpieza en Sweetwater empezó sola, limpiando oficinas de noche. Con los años contrató a su hermana, después a dos muchachas para los fines de semana, y cuando consiguió un contrato con un edificio de oficinas en Doral, sumó a una quinta persona a medio tiempo. Nunca pensó en el workers’ comp, porque siempre había escuchado que eso era para los contratistas de construcción. Cuando una de las empleadas se resbaló en un baño recién trapeado y se fracturó la muñeca, la dueña se enteró de que su negocio llevaba meses obligado a tener la póliza.
En Florida, mucha gente cree que el workers’ compensation es solo para la construcción. No es así. Casi cualquier negocio con empleados puede estar obligado a tenerlo, y lo que decide si usted lo necesita no es el tipo de trabajo solamente, sino cuántas personas trabajan para usted y cómo las cuenta el estado.
Qué es el workers’ comp
El workers’ compensation, o compensación al trabajador, es el seguro que paga los gastos médicos y una parte del salario de un empleado que se lesiona o se enferma por causa de su trabajo. También protege al dueño del negocio, porque en la mayoría de los casos el empleado lesionado no puede demandar al negocio por esa lesión si existe la póliza. Sin workers’ comp, el negocio puede quedar responsable directamente por las cuentas médicas y el salario perdido, y además puede ser demandado. El seguro de responsabilidad general del negocio no cubre las lesiones de sus propios empleados.
La regla básica: depende de su industria
Florida pone la regla según el tipo de negocio. Un negocio que no es de construcción, como un restaurante, una tienda, un salón, una compañía de limpieza, una oficina o un almacén, está obligado a tener workers’ comp cuando tiene cuatro empleados o más. Un negocio de construcción está obligado desde el primer empleado, y en la mayoría de los casos los dueños también cuentan. Los negocios agrícolas tienen sus propias reglas, según cuántos trabajadores fijos y de temporada emplean.
Para más detalle en inglés, vea nuestro artículo sobre si usted necesita workers’ comp en Florida y nuestra página de workers’ compensation en Florida.
Cómo cuenta el estado a los empleados
Aquí es donde la mayoría de los dueños se equivoca. El estado cuenta personas, no horas. Un empleado de medio tiempo que trabaja diez horas a la semana cuenta igual que uno de tiempo completo, y no se pueden sumar dos empleados de medio tiempo para que cuenten como uno. Un restaurante con dos cocineros de tiempo completo y dos meseros de medio tiempo tiene cuatro empleados. Un salón con tres estilistas en nómina y una ayudante los sábados también tiene cuatro.
Los empleados de temporada cuentan mientras están trabajando, por eso tantos negocios pasan el límite en la temporada alta sin darse cuenta. Los familiares que reciben pago como empleados también cuentan. Y las personas que usted paga con un 1099 pueden contar, porque Florida mira cómo se hace el trabajo en la práctica y no el formulario. Si usted decide el horario, pone las herramientas, dice cómo se hace el trabajo y paga por hora, el estado puede considerar a esa persona su empleado. Nuestro artículo sobre trabajadores 1099 y contratistas independientes explica la prueba que usa el estado.
¿Los dueños cuentan?
En un negocio que no es de construcción, los oficiales de una corporación y los miembros de una LLC cuentan como empleados, a menos que pidan una exención ante la División de Compensación al Trabajador de Florida. Un dueño con una exención aprobada no cuenta para el límite de cuatro. Pero la exención hay que solicitarla y tiene que aparecer aprobada en la base de datos del estado; no basta con decidir uno mismo que está exento. Los dueños únicos y los socios de una sociedad, en negocios que no son de construcción, normalmente no se consideran empleados, pero tampoco están cubiertos si no deciden incluirse en la póliza.
En construcción las reglas son más estrictas. Solo los oficiales de una corporación o los miembros de una LLC pueden pedir la exención, cada uno tiene que ser dueño de un porcentaje mínimo del negocio, y hay un límite de cuántos pueden estar exentos en una misma compañía. Nuestras guías sobre la exención de compensación al trabajador para contratistas y workers’ comp para contratistas explican estas reglas en detalle. Si usted tiene un negocio de jardinería, lea también nuestra guía sobre si los landscapers necesitan workers’ comp.
La exención cubre a una persona, no a la cuadrilla
Este es uno de los errores más caros. Si usted contrata a un subcontratista que le muestra una exención, esa exención solo dice que el dueño de esa compañía decidió no cubrirse a sí mismo. No cubre a los trabajadores que trae con él. Si uno de ellos se lesiona en su obra, el estado puede considerarlo su empleado, y en la auditoría su compañía de seguros puede cobrarle a usted la nómina de esos trabajadores. Por eso es importante pedir el certificado de seguro de cada subcontratista antes de que empiece a trabajar. Nuestro artículo sobre el certificado de seguro y el asegurado adicional explica qué pedir.
Qué pasa si está obligado y no lo tiene
Florida revisa esto activamente. Los investigadores del estado visitan obras y negocios, revisan los registros de pólizas y exenciones y siguen denuncias y reportes de lesiones. Un negocio que está obligado y no tiene la póliza puede recibir una orden de suspensión de trabajo, llamada stop-work order, que lo cierra el mismo día. El negocio sigue cerrado hasta que compra la póliza y resuelve la multa, y la multa se calcula sobre la prima que debió haber pagado en un período anterior, multiplicada. Casi siempre sale mucho más cara que la póliza. Nuestro artículo sobre las órdenes de suspensión de trabajo explica cómo funcionan.
Cuando no está obligado, pero le conviene
Muchos negocios con menos de cuatro empleados compran workers’ comp de todas formas. La razón principal es la protección: si un empleado se lesiona y el negocio no tiene la póliza, el dueño puede ser demandado y responder con el dinero del negocio. Además, muchos dueños de locales, administradores de propiedades, contratistas generales y contratos con el gobierno exigen el workers’ comp sin importar cuántos empleados tenga usted. Y para muchos negocios pequeños, sobre todo oficinas y comercios, la póliza cuesta menos de lo que se imaginan. Nuestra guía sobre cuánto cuesta el workers’ comp en Florida explica cómo se calcula la prima.
Dónde se equivocan más los negocios
Hay industrias donde este tema aparece una y otra vez: restaurantes y cafeterías con mucho personal de medio tiempo, compañías de limpieza, salones de belleza y barberías, talleres mecánicos, compañías de jardinería, almacenes y distribuidoras, compañías de seguridad y contratistas de todo tipo. Para cada una tenemos guías en español, como seguro para restaurantes, seguro y fianza para compañías de limpieza, seguro para salones de belleza, seguro para barberías, seguro para talleres mecánicos, seguro para compañías de seguridad y seguro para mayoristas y distribuidores.
Lo que debe revisar en su negocio
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¿Su negocio es de construcción o no?
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¿Cuántos empleados tiene en su temporada más ocupada, contando los de medio tiempo y los de temporada?
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¿Alguna de las personas que usted paga con 1099 es en realidad un empleado?
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¿Las exenciones de los dueños están aprobadas y aparecen en la base de datos del estado?
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Si trabaja en construcción, ¿todos sus subcontratistas tienen su propia póliza, y no solo una exención?
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¿Su contrato de alquiler o sus clientes le exigen workers’ comp?
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Si tiene menos de cuatro empleados, ¿cuánto le costaría una lesión sin la póliza?
Workers’ comp con Prestige
Prestige Insurance Group coloca workers’ compensation para negocios de todo tipo en Miami, Hialeah, Doral, Kendall, Fort Lauderdale, West Palm Beach, Orlando, Tampa y todo Florida, desde una oficina de cuatro personas hasta contratistas en clases de alto riesgo. Trabajamos con más de 100 MGAs y mercados especializados, así que los negocios difíciles de asegurar también tienen opciones. Si no sabe si está obligado, o si sus exenciones están bien hechas, mándenos su nómina y una descripción breve de lo que hacen sus empleados, y le damos una respuesta clara. Vea también nuestra página de seguros para negocios en español. Llame a la oficina más cercana o escríbanos por WhatsApp.
Miami: 305-969-8776 Orlando: 407-993-2331 WhatsApp: 305-215-7848
Información general solamente, no es asesoría legal. Los requisitos de workers’ compensation, las reglas de exención y las multas en Florida están establecidos por ley y por reglamento y cambian con el tiempo. Confirme los requisitos actuales con la División de Compensación al Trabajador de Florida y consulte con un abogado sobre las obligaciones de su negocio.
