Un landscaper en Kissimmee lleva tres años con tres empleados y sin workers comp. Sabe que la regla son cuatro, y él tiene tres. Está tranquilo.
Entonces gana un contrato con una asociación que le pide certificado de workers comp antes de entrar a la propiedad. Y al mes siguiente subcontrata a un tipo para bajar dos árboles grandes que él no puede tocar.
Con esas dos cosas, el número de empleados dejó de ser la pregunta importante.
La Regla de los Cuatro Empleados, y Dónde Deja de Aplicar
En Florida el umbral depende de la industria, no de un solo número parejo.
Los negocios fuera de la industria de construcción necesitan workers comp a partir de cuatro empleados, contando trabajadores de tiempo parcial. El mantenimiento de jardines y el landscaping general normalmente caen en esta categoría.
Los negocios dentro de la industria de construcción necesitan cobertura desde un solo empleado, y en la mayoría de los casos eso incluye al dueño.
Ahí está el problema para muchos landscapers: no todo el trabajo que hacen se clasifica igual.
El Trabajo que Puede Cambiar su Clasificación
El corte de grama y el mantenimiento rutinario son una cosa. Otras tareas que muchas compañías de landscaping hacen de forma habitual se clasifican distinto, y algunas pueden caer bajo reglas de construcción con el umbral de un empleado:
Instalación de sistemas de riego. Hardscape, adoquines y patios. Muros de contención. Remoción de árboles y trabajo en altura. Limpieza y preparación de terreno. Instalación de cercas.
Esto no significa que toda compañía que poda un árbol se convierte en contratista. Significa que la mezcla real de trabajo determina la clasificación, y que vale la pena confirmarla en lugar de asumir que todo cae bajo landscaping porque así se llama el negocio.
La clasificación también es lo que más mueve el precio, porque la prima se calcula por clase de trabajo y no por nombre de la compañía.
Sus Clientes Se lo Van a Pedir Aunque la Ley No
Esta es la parte que decide el asunto para la mayoría de los landscapers en Florida, mucho antes que el conteo de empleados.
Las asociaciones de propietarios, los property managers, los condominios, las plazas comerciales y las empresas de administración exigen un certificado de seguro antes de dejar entrar a un vendor a la propiedad. En ese certificado quieren ver workers comp, o una exención correctamente archivada.
Sin eso, no hay contrato. Y los contratos de HOA y property management son exactamente el trabajo recurrente que sostiene a una compañía de landscaping durante todo el año.
Un landscaper con dos empleados puede estar legalmente exento y aun así necesitar la cobertura para poder competir por el trabajo que quiere.
Subcontratar No Traslada el Riesgo
Cuando usted subcontrata a alguien para un trabajo que no hace, por ejemplo bajar un árbol grande, usted sigue siendo responsable de verificar que ese subcontratista tenga su propia cobertura.
Si no la tiene, la nómina de ese subcontratista se le puede cargar a su póliza en la auditoría, y se cobra a la tarifa de la clase de trabajo que él hizo, no a la suya. El trabajo de árboles se clasifica mucho más caro que el mantenimiento de jardines.
Eso significa que un solo trabajo subcontratado a alguien sin seguro puede aparecer como una factura considerable meses después, cuando ya cobró el trabajo y lo dio por cerrado.
Recoger el certificado del subcontratista antes de que empiece no es papeleo. Es lo que evita esa factura.
Empleado o 1099
Pagar a alguien por 1099 no lo convierte automáticamente en contratista independiente a los ojos del estado ni de la aseguradora.
Si usted controla el horario, provee el equipo y dirige cómo se hace el trabajo, esa persona muy probablemente se trata como empleado sin importar cómo se le pague. En la auditoría, esa nómina se cuenta.
Esta es una de las formas más comunes en que una compañía de landscaping termina con una factura de auditoría que no esperaba.
Las Exenciones Tienen Reglas
Los dueños, oficiales corporativos y miembros de una LLC pueden archivar exención, pero las reglas son distintas para construcción y para no construcción, incluyendo límites sobre cuántas personas pueden estar exentas y requisitos de porcentaje de propiedad.
Una exención mal archivada deja al negocio expuesto y puede causar problemas en la auditoría. Conviene confirmarla en lugar de asumir que quedó bien hecha.
Qué Pasa Si No la Tiene y la Necesitaba
El estado de Florida emite órdenes de parada de trabajo a negocios que operan sin la cobertura requerida. La operación se detiene hasta que se resuelva.
La multa se calcula sobre la prima que el negocio debió haber pagado durante un período anterior, no sobre una cantidad fija pequeña. Para una compañía que lleva años operando sin cobertura, ese número es considerablemente más grande que lo que habría costado el seguro.
Y aparte de la multa, está lo que motiva todo esto: un empleado lesionado sin cobertura se convierte en una reclamación directa contra el negocio, y el trabajo de landscaping tiene lesiones reales. Cortes con equipo, caídas, golpes de calor, accidentes con remolques y maquinaria.
Cómo se Calcula el Costo
La prima de workers comp se calcula así: nómina dividida entre 100, multiplicada por la tarifa de la clase de trabajo, multiplicada por su factor de experiencia.
En Florida las tarifas están aprobadas por el estado, así que la tarifa base de una clase es la misma en todas las compañías. Donde sí hay diferencia es en tener las clasificaciones correctas, en su historial de reclamaciones, en los créditos disponibles y en qué aseguradora tiene apetito por su operación.
Eso también significa que llamar a cinco agencias buscando la tarifa más barata no lleva a ningún lado. La conversación útil es sobre cómo está clasificada su nómina.
Lo Que Conviene Confirmar
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¿Cuántos empleados tiene de verdad, contando tiempo parcial?
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¿Qué tipo de trabajo hace además de mantenimiento, y cómo está clasificado?
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¿Sus contratos con HOAs o property managers exigen certificado de workers comp?
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¿Tiene certificado vigente de cada subcontratista que usa?
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¿Está pagando a alguien por 1099 que en la práctica funciona como empleado?
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Si hay exenciones archivadas, ¿se hicieron bajo las reglas correctas para su industria?
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¿Cuál es su factor de experiencia y qué lo está afectando?
Seguro para Landscapers en Florida
Prestige Insurance Group trabaja con compañías de landscaping en Miami, Fort Lauderdale, West Palm Beach, Orlando, Tampa y todo Florida.
Si está creciendo o empezando a tomar contratos con asociaciones, los dos puntos por donde empezar son cómo está clasificada su nómina y si tiene los certificados de sus subcontratistas al día. Entre esos dos está la mayor parte del riesgo de una factura inesperada.
Llame a la oficina más cercana.
Miami: 305-969-8776 Orlando: 407-993-2331 Stuart: 772-247-3788
Información general únicamente, no constituye asesoría legal. Los requisitos de workers compensation en Florida, las reglas de clasificación, los umbrales por industria y la elegibilidad para exenciones están sujetos a cambio; confirme los requisitos vigentes con la División de Workers’ Compensation de Florida. Las clasificaciones y tarifas aplicables a su negocio dependen del trabajo que realiza y de la revisión de la aseguradora.
